Cách thiết kế một thói quen hiệu quả khi bạn làm việc từ xa

 Khi bạn không làm việc trong văn phòng, bạn cần đặt ra ranh giới giữa công việc và cuộc sống.

Cách thiết kế một thói quen hiệu quả khi bạn làm việc từ xa

[Ảnh: AGCreativeLab / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

Những lỗi sơ yếu lý lịch phổ biến này khiến nhà tuyển dụng nhầm lẫn

6 bí mật của doanh nhân có thể giúp bạn ở nơi làm việc

Cách trả lời một câu hỏi kỳ quặc trong một cuộc phỏng vấn xin việc

BỞI MARCUS WERMUTH — BUFFER5 PHÚT ĐỌC

Sự khác biệt lớn nhất giữa làm việc từ xa và văn phòng đồng đặt là nơi diễn ra công việc.

Theo khảo sát về Tình trạng làm việc từ xa năm 2019 của chúng tôi , 84% người lao động từ xa làm việc tại nhà của họ. Điều đó có nghĩa là hầu hết chúng ta làm việc và sống ở cùng một nơi. Điều này dẫn đến cuộc đấu tranh lớn nhất mà nhân viên làm việc từ xa gặp phải: rút phích cắm điện sau giờ làm việc.

Trong bài đăng này, tôi sẽ chia sẻ bốn bài học lớn nhất mà tôi đã học được về cách tạo không gian và quy trình làm việc từ xa để có được sự sáng tạo và năng suất tối đa. Tôi hy vọng chúng có thể giúp những người khác làm việc hiệu quả, tránh làm việc quá sức và ngắt kết nối với công việc.

1. TẠO KHOẢNG CÁCH GIỮA CÔNG VIỆC VÀ THỜI GIAN RẢNH

Để trở thành một đồng đội từ xa hiệu quả, có một không gian làm việc tuyệt vời là chìa khóa. Điều quan trọng là phải tạo ra khoảng cách giữa cơ quan và nhà của bạn, và khi chúng là một và giống nhau có thể hơi khó khăn - nhưng hoàn toàn có thể.

Trong suốt sự nghiệp làm việc từ xa của mình, tôi đã làm việc từ trong phòng ngủ (ý kiến ​​rất tồi), trong nhà bếp, trong một ngách văn phòng và trong một phòng làm việc thực tế. Lựa chọn tốt nhất cho hầu hết mọi người dường như là một văn phòng chuyên dụng, với một cánh cửa mà bạn có thể đóng lại. Điều này rất hữu ích để ngăn chặn sự phân tâm khi bạn đang ở chế độ làm việc và cũng để tắt chế độ làm việc khi bạn rời khỏi phòng vào cuối ngày.

Không phải ai cũng có phòng riêng để làm việc, và điều đó hoàn toàn ổn. Có rất nhiều cách khác nhau để biến một góc phòng hiện có thành một không gian văn phòng nhỏ. Tốt nhất, tôi khuyên bạn nên sử dụng một không gian mà bạn không thường xuyên sử dụng vào thời gian rảnh, chứ không phải phòng ngủ. (Theo suy nghĩ của tôi, phòng ngủ nên là nơi tái tạo và thư giãn; nó không nên kết nối với công việc.)

Một lựa chọn khác là có nhiều điểm làm việc và thỉnh thoảng chuyển đổi vị trí . Nếu bạn thấy năng suất của mình tăng cao khi ngồi tại bàn bếp, hãy thử đặt một ngày nghỉ tại không gian làm việc chung hoặc đến quán cà phê ở gần đó.

Đây là một trong những bản hack công việc yêu thích của chúng tôi trên nhóm Buffer; chúng tôi gọi nó là bắp rang bơ máy trạm . Bạn bắt đầu một ngày của mình với một danh sách việc cần làm , sau đó lập kế hoạch cho danh sách của bạn xung quanh các quán cà phê, cửa hàng cà phê và trạm làm việc khác nhau, xuất hiện từ cái này sang cái khác sau khi bạn đã hoàn thành một loạt công việc.

Làm việc ở quán cà phê có lẽ là yêu thích của tôi — tôi thường cảm thấy thậm chí còn năng suất hơn ở nhà. Tôi may mắn là công ty của tôi, Buffer, đã giúp đỡ bằng cách trả tiền cho không gian làm việc chung và hoàn tiền cho các đồng đội khi họ làm việc tại một quán cà phê.

Cất cánh nhanh chóng:

Sử dụng một phòng trống làm văn phòng nếu bạn có thể.

Nếu không thể, hãy tạo góc “văn phòng” hoặc làm việc từ không gian làm việc chung.

Cố gắng không làm việc ở những nơi bạn thường làm những việc thú vị vào thời gian rảnh.

Thay đổi địa điểm làm việc một lần.

2. ĐẦU TƯ VÀO THIẾT LẬP VĂN PHÒNG CỦA BẠN

Cho dù bạn làm việc từ không gian làm việc chung hay tại nhà, điều quan trọng là phải có một thiết lập tốt. Bạn sẽ ngồi trên chiếc ghế văn phòng của mình trong phần lớn thời gian làm việc của mình, vì vậy hãy lựa chọn một cách khôn ngoan. (Tôi đang ngồi trên chiếc ghế Steelcase Gesture để viết điều này — rất được khuyến khích!) Và ở một mình, không phải trong văn phòng, có nghĩa là bạn có thể làm cho không gian văn phòng của mình trông theo cách bạn muốn.

Gần đây, tôi quyết định đặt một số cây trong văn phòng của mình, và đó là một sự thay đổi cuộc chơi thực sự để có thứ gì đó xanh tươi trong tầm nhìn của tôi. Có thể bạn bị thúc đẩy bởi một màu sắc hoặc kết cấu cụ thể — hãy vì nó! Là một người chủ yếu làm việc tại nhà, tôi muốn ở trong một không gian cảm thấy có động lực và thoải mái. Nó tiếp thêm năng lượng và năng suất của tôi, điều này cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến việc tôi có thể trở thành một người làm việc từ xa và lãnh đạo tốt như thế nào!

Các bài học nhanh:

Hãy tập trung nhiều vào chiếc ghế văn phòng của bạn; bạn sẽ dành nhiều thời gian ở đó!

Trang trí văn phòng của bạn theo cách khiến bạn cảm thấy bình tĩnh, có động lực và làm việc hiệu quả.

3. TẠO THÓI QUEN BUỔI SÁNG VÀ BUỔI TỐI

Là những người làm việc từ xa, “đường đi làm” của chúng ta thường chỉ cách phòng ngủ vài bước chân từ phòng ngủ đến văn phòng — không có thời gian di chuyển để báo hiệu cho não rằng công việc đang bắt đầu hay kết thúc. Điều đó có nghĩa là đôi khi rất khó để bắt đầu chế độ làm việc trong ngày và thoát khỏi nó vào cuối ngày.

Tôi thấy rằng việc thiết lập các thói quen buổi sáng và buổi tối sẽ giúp ích rất nhiều cho bộ não của bạn khi nào thì bắt đầu làm việc và khi nào thì kết thúc. Đây là quy trình buổi sáng và buổi tối của tôi hiện tại:

Thói quen buổi sáng của tôi

6:30 sáng: Thức dậy sau khi ngủ ít nhất 8 tiếng.

6:40 sáng: Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mới.

7:00 sáng: Vừa dắt chó đi dạo vừa nghe sách nói.

7:30 sáng: Pha cà phê và ăn sáng (trong khi cập nhật thông báo).

8h00: Viết.

9h00: Bắt đầu công việc.

Thói quen buổi tối của tôi

6:30 chiều: Ngừng làm việc, tùy thuộc vào lịch của tôi.

6:40 chiều: Đi dạo dắt chó với vợ tôi và bắt kịp những ngày của chúng tôi.

7:00 pm: Nấu bữa tối.

Sau bữa tối: Giờ đọc sách!

Tôi cố gắng giữ cho các thói quen của mình đơn giản và tôi sử dụng một ứng dụng có tên là Streaks để giúp tôi xây dựng thói quen mới và luôn có trách nhiệm. Tôi thấy rằng chìa khóa để xây dựng thói quen là phải nhất quán và kỷ luật.

Các bài học nhanh:

Các thói quen buổi sáng và buổi tối có thể giúp bạn mở và kết thúc một ngày làm việc từ xa.

Giữ cho các thói quen của bạn đơn giản và nhất quán.

4. DIỆT PHIỀN NHIỄU NGOÀI CÔNG VIỆC

Cuối cùng bạn cũng đã đóng máy tính xách tay và ngồi xuống ghế sofa, và đột nhiên điện thoại của bạn rung lên với thông báo Slack. Ngay lập tức bạn bị kéo trở lại công việc. Những trường hợp như thế này xảy ra mọi lúc, và không chỉ với những người làm việc ở xa.

Tôi thực sự có lợi khi thiết lập các thiết bị của mình để ngăn chặn sự phân tâm ngoài thời gian làm việc . Một vài điều đơn giản đã giúp bạn điều đó:

Bật chế độ Không làm phiền (DnD) trên điện thoại của bạn: Tôi hiếm khi thấy thông báo trên điện thoại của mình sau 7 giờ tối vì chế độ DnD, nơi bạn có thể chọn khoảng thời gian mà không có thông báo nào sẽ nhận được. Một số ứng dụng nhất định, chẳng hạn như Slack chẳng hạn, có chế độ DnD riêng. Hãy tận dụng tất cả những thứ này! Càng ít thông báo ngoài giờ làm việc càng tốt.

Xóa Slack khỏi điện thoại của bạn: Đây là một biện pháp quyết liệt hơn, nhưng tôi vẫn khuyên bạn nên áp dụng nó khi bạn đi nghỉ hoặc có thời gian nghỉ dài hơn.

Di chuyển các ứng dụng công việc và mạng xã hội: Một mẹo nhỏ khác mà tôi thích là di chuyển tất cả các ứng dụng liên quan đến công việc (và đôi khi cả các ứng dụng mạng xã hội) sang màn hình thứ hai hoặc thứ ba trên điện thoại của bạn. Điều này sẽ giúp bạn đỡ bị phân tâm hơn nếu sử dụng điện thoại vào buổi tối. Tất nhiên là nó không an toàn, nhưng còn hơn không!

Hãy nhớ thiết lập điều này không chỉ trên điện thoại của bạn mà trên tất cả các thiết bị bạn sử dụng khi làm việc và thời gian cá nhân.

Các bài học nhanh:

Càng ít thông báo ngoài giờ làm việc càng tốt.

Bật chế độ Không làm phiền (DnD) trên điện thoại của bạn hoặc di chuyển các ứng dụng công việc và xã hội đến vị trí ít hiển thị hơn.